Så funkar systembolaget

När Systembolaget lanserar en ny öl i sitt ordinarie sortiment är det kulmen på en process som pågått i över ett år. Därefter tar en ny process vid, den ständiga försäljningsutvärderingen som avgör om ölet ska få stanna kvar eller lämna butikshyllan. c/o HOPS granskar hur det fungerar när Systembolaget bygger sitt sortiment.

Text Johan Lenner

Allt börjar med att Systembolagets inköpare och kategorichefer sätter samman en grov plan över vilka olika typer av produkter som ska lanseras vid årets fyra släpp till det fasta sortimentet. Genom trendanalyser och kontakt med de olika leverantörerna skapar man sig en bild av vad olika kunder kommer att efterfråga i framtiden samt vilka typer av produkter som faktiskt är eller kan komma att bli tillgängliga på den svenska marknaden. Förutom att komplettera sortimentet med nya produkter ska lanseringarna också konkurrensutsätta de öl som redan finns
i sortimentet.

Detta arbete mynnar ut i den så kallade lanseringsplanen som i grova drag beskriver vilka produkter man söker efter med hänsyn till ölstil, ursprung, pris, förpackning och alkoholhalt. Med hjälp av lanseringsplanen får leverantörerna reda på vad Systembolaget önskar lansera framöver. Utifrån lanseringsplanen skapar sedan Systembolagets ansvarige ölinköpare mer detaljerade offertförfrågningar som närmare beskriver smakprofilerna de efterfrågar, vilket sker sju till åtta månader före lansering.

Därefter är det upp till de olika leverantörerna att offerera produkter till de olika lanseringsplatserna. Totalt för alla produkttyper får Systembolaget in 15–20 000 offerter per år. I en formell granskning sorterar Systembolaget bort sådana öl som uppenbart inte är vad de efterfrågat, till exempel öl som har ett annat ursprung än det efterfrågade eller för att det har för hög alkoholhalt. Varuprover begärs sedan in från bryggerier vars offerter passerat denna kontroll, för en offertprovning. Ansvariga ölinköparen Johan Ahlstedt och ytterligare två testare genomför en provning för att välja ut vilken öl som håller högst kvalitet och bäst passar vad de efterfrågar. Provningen är blind, det vill säga: de tre provarna känner inte till vilka glas som innehåller vilket öl. Det är bara Johan som vet vilka öl som ens finns med i provningen.

– Den öl som slutligen hamnar på hyllan är den som vi bedömt har haft högst sensorisk kvalitet, ofta i konkurrens med uppemot 30 till 40 andra öl. Eftersom sensoriken är så viktig för oss håller vi regelbundna utbildningar kring sensorik, vilket också gör oss samkörda på hur vi beskriver olika smaker. Vi testas också årligen för att kontrollera att vi är tillräckligt duktiga och konsekventa i våra sensoriska tester, berättar Johan.

För att säkerställa att ölen som levereras håller samma kvalitet som ölet som skickades till offertprovningen genomförs sedan flera tester, både sensoriskt och i laboratoriet. När det gäller öl kan vissa mindre skillnader accepteras, eftersom det till skillnad från vin och sprit i stort sett aldrig är öl från samma bryggning som skickas till offertprovning som till lanseringen. Avviker det med mer än vad som normalt kan härröras till skillnader mellan olika bryggningar stoppas lanseringen och istället kallas ölet som kom tvåa i offertprovningen in.

Hela det fasta ölsortimentet utvärderas kvartalsvis. För att de nya produkterna inte ska gynnas av ”nyhetens behag” inleds varje utvärderingsperiod en månad efter lanseringarna till fasta sortimentet. Artiklarna poängsätts utifrån försäljningsvolym och vinstmarginal. Poängen ges en volymkorrigering, där mindre förpackningar gynnas, samt en viktningsfaktor för marknadstäckning. Utifrån poängen rankas produkterna inom sina respektive segment, vilket står till grund för vilka produkter som tas ut ur sortimentet samt vilka som ska lagerföras
i fler eller färre butiker.

Säsongsöl köps in enligt ett liknande förfarande men med en viktig skillnad: öl som sålt tillräckligt bra under det senaste året behöver inte vinna en offertprovning igen. Dessa öl är istället direktkvalificerade, under förutsättning att det finns en lanseringsplats de passar in på.

– Fler än hälften av ölen i vinterns julölslansering var direktkvalificerade från året innan, avslöjar Johan.

Den första helgfria dagen i varje månad utom januari och juli släpps exklusiva nyheter i limiterat antal till de största butikerna. Dessa produkter är lite dyrare, kommer i begränsad upplaga och ska ha gott rykte i branschmedia alternativt vara nya öl från bryggerier med god renommé. Inför dessa lanseringar skippas offertförfarandet, leverantörerna kan erbjuda vilka produkter de vill om de stämmer in på de övergripande kriterierna för exklusiva lanseringar. Till skillnad från lanseringar till fasta sortimentet testas varuproverna öppet och öl som inköparna känner sedan tidigare behöver inte provas alls för att köpas in. Hela processen för dessa lanseringar är öppnare och snabbare för att minimera ledtiden och låta dessa öl komma ut på hyllorna så snabbt som möjligt.